Se você tem dúvidas se o seu departamento financeiro está bem estruturado ou tem certeza de que ele pode ser melhorado, confira a seguir as nossas recomendações.
Antes de partir para as dicas, é importante destacar que para ter uma eficiente gestão financeira em seu negócio o primeiro passo é a separação da natureza entre contas pessoais das contas da empresa (caso as contas ainda se misturem). Pode parecer uma simples dica ou até óbvia, mas essa prática ainda é muito comum, principalmente entre os pequenos negócios.
Em segundo, tenha claro o objetivo do seu negócio, pois para alcançá-lo, alguns investimentos se farão necessários durante o caminho. Para essa definição de objetivos, a clássica ferramenta de gestão: Missão, Visão e Valores, poderá te auxiliar fortemente durante seu planejamento estratégico.
Feito isso, é hora de analisar como estão seus processos internos, especialmente o seu departamento financeiro que é a base de sucesso da sua empresa.
Para verificar se a sua empresa está caminhando para atingir os resultados desejados, confira as recomendações e as rotinas que minimamente precisam estar presentes no departamento financeiro.
1- Tenha processos financeiros bem definidos
Para aumentar o seu nível de eficiência financeira minimamente a sua empresa precisa de processos de Contas a Pagar e Contas a Receber bem estruturados.
Além de definir um responsável, chamado de dono do processo, para assumir cada um ou ambos os processos (no caso de pequenas empresas) e dentro de cada processo deve haver algumas rotinas cruciais para o gerenciamento do seu negócio que serão abordadas a seguir.
2- Registre todas as entradas e saídas
Fazer o lançamento de todas as contas recebidas e que estão a receber é primordial para o controle sobre o seu faturamento e sobre o fluxo de caixa da empresa. Assim como também é preciso registrar as contas a pagar, fazendo o lançamento das compras e todas as despesas fixas e variáveis do negócio, registrando também o prazo de pagamento de cada uma.
Para que a sua empresa consiga realizar todos os registros de entradas e saídas é necessário ao menos uma planilha de gestão financeira.
Todavia, é importante destacar que à medida que a empresa se expande, a planilha financeira já não supre mais as necessidades do negócio, devido ao grande volume de lançamentos, armazenamento e limitações da planilha.
Nesse caso, recomendamos um sistema ERP que possua módulos financeiros sólidos para a utilização do seu negócio um sistema de gestão financeira.
3- Estabeleça rotinas de supervisão
Independente de realizar o registro em planilha ou diretamente no sistema de informação, é fundamental que o financeiro possua um processo de supervisão. Os gestores precisam fazer auditorias para verificar se os dados estão sendo diariamente lançados e também verificar a qualidade dos lançamentos.
Além disso, algumas atividades requerem maior atenção e cautela. Por exemplo, a compra de materiais e insumos de alto custo precisam da pré-aprovação da direção. A pré-aprovação pode ser por meio de um plano de contas bem estruturado junto à composição do orçamento com teto de gastos para o pagamento de tais despesas.
Essa aprovação também deve ser feita para os casos não estejam pré-aprovados e em casos de manutenção de equipamentos com intuito de aumentar o controle dos gastos do negócio. Assim como é importante inserir nas auditorias periódicas a conferência das notas fiscais de entrada e saída e os resultados recebidos na empresa após aquisição desses bens ou serviços.
4- Faça conciliação bancária
A conciliação bancária trata de uma checagem se o que está sendo lançado na planilha ou em sistema está de acordo com o extrato bancário da empresa. Essa rotina é fundamental para todos os tipos e tamanhos de organização para evitar fraudes, minimizar as inconsistências como também evitar prejuízos imediatos e futuros por tomada de decisão pelo gestor com base em dados irreais.
Fazer conciliação bancária via planilha é uma tarefa extremamente manual, portanto está mais suscetível a erros bem como também é mais complicado do que feito via sistema de informação.
Pelo nível de dificuldade os pequenos negócios tendem a não fazer a conciliação utilizando planilhas financeiras, o que é um grande equívoco. Se o seu negócio possui grande movimentação financeira e para você (ou seu financeiro) é quase impossível conciliar as contas com a planilha, quer dizer que ele está expandindo seu negócio e talvez seja a hora de investir em um sistema de gestão financeira.
5- Formate a gestão de cobranças
Essa rotina deve estar presente em qualquer departamento financeiro, especialmente nos negócios que tem como forma de pagamento boletos bancários.
É preciso não só estabelecer uma rotina de envio dos boletos antes do vencimento como também definir uma periodicidade para realizar a cobrança para os clientes que se encontram inadimplentes.
É importante evidenciar que as regras (já estabelecidas) sobre os encargos de juros e multa estejam previamente expressas nas cláusulas contratuais, que o cliente por sua vez terá ciência e dará o aceite no serviço ou na aquisição do produto.
6- Acompanhe relatórios gerenciais
Após a implementação das recomendações e rotinas explanadas, avaliar os resultados financeiros é imprescindível e para essa etapa os relatórios gerenciais serão a base para essa avaliação de esforços.
Caso sua empresa ainda não faça uso de um sistema de informação, é possível encontrar algumas planilhas gratuitas que permitem a visualização de relatórios como:
- Demonstrativo de Resultado do Exercício
- Demonstrativo de Fluxo de caixa
Algumas planilhas ainda permitem uma visualização do faturamento por meio de dashboards.
Contudo, se você já possui um sistema de informação gerencial, a emissão de relatórios e a integração dos dados lançados permitirá uma gestão financeira mais precisa e simplificada.
