Muitos confundem, ter controle do seu negócio com ser controlador. Para ter o controle da sua empresa é preciso usar ferramenta que geram informações.
Como falamos em outra ocasião, “Um negócio que é bem controlado, mesmo com a ausência do dono é possível que ele tenha ferramentas para entender e avaliar os resultados da sua empresa.”
O ato de ter uma gestão centralizadora, causa uma falsa impressão de controle ao empresário.
Na administração quando nos referimos o ciclo PDCA, cada letra dessa sigla significa um passo para abordagem de melhoria contínua nas empresas.
- P = Plan (Planejar)
- D = Do (Fazer)
- C = Check (Checar)
- A = Act (Agir)
A letra “C” está diretamente ligada a controle. A checagem vai avaliar os resultados gerados via números e indicadores. As empresas precisam desenvolver uma metodologia de controle mais eficaz, e para isso não podem se confiar nas habilidades de um colaborador, ou apenas no olho do empresário que muitas vezes precisa ficar supervisionando sua operação.
Para ter controle do seu negócio é preciso ter informações
Contudo, é preciso testar estratégias para ter informações.
Vamos usar um exemplo: Um empreendimento que vende sanduiche via delivery, e utiliza um aplicativo para fazer suas vendas. Após realizar uma compra, o cliente realizará a avaliação do produto e poderá deixar suas observações.
Toda semana esse empreendimento recebe crítica sobre o produto que chega frio.
Se essa lanchonete controla o tempo de produção do pedido, a hora de despacho do pedido, a hora de entrega do pedido, ela consegue ter dados para chegar a uma informação mais precisa sobre qual o problema está fazendo o pedido chegar frio.
- O pedido é feito rápido e fica muito tempo no balcão para sair para entrega.
- Os pedidos entregues frios são sempre de uma mesma região.
- Os pedidos que receberam reclamações são sempre do mesmo entregador.
- A partir dessas informações podemos descobrir o real problema e pensar em uma solução.
É necessário trocar a caixa do entregador? É preciso de um ambiente aquecido para acondicionar os produtos que aguardam entrega? E preciso melhorar a logística das entregas?
O problema pode estar em qualquer atividade dos processos que estão envolvidos na produção e na entrega desse produto. Isso é um dos exemplos de controle.
Mas se não se tem nenhum dado ou se não se avalia esses dados o empresário pode ter uma visão míope do problema.
Ser controlador não significa estar no controle
Muitas vezes, se ele só ficar correndo de um lado para o outro na empresa e tentar “agilizar o processo” pode fazer os custos elevarem, não conseguir sair da produção e consequentemente não conseguir avaliar os problemas que possam existir no financeiro, no atendimento, entre outros.
O controle é muito mais que ficar de olho. Controle é avaliar o desempenho da empresa. Controlar não é “ficar de dentro”, controlar é “ficar de fora” e mesmo assim conseguir enxergar como está dentro.
Para ter o controle da sua empresa é necessário lançar mão de ferramentas que vão gerar dados. Essas ferramentas podem ir de uma simples planilha manual a um sistema de informação gerencial.
Não há como controlar sem conhecer afundo como a sua empresa funciona. Não há controle sem gerenciamento da sua equipe.
Estratégia é a chave para ter o controle do seu negócio
O empresário deve pensar estrategicamente. Não tenho um sistema de informação, vou buscar um sistema que seja mais adequado a minha empresa. Não tenho como implantar um sistema na minha operação, então vou colocar uma planilha física para a anotação de intercorrências, assim vejo a frequência que elas acontecem.
O controle não requer apenas ferramentas caras ou difíceis. O importante é saber como coletar os dados importantes para gerar informações que serão fundamentais para a tomada de decisão em uma empresa.
O controle é onde se deve chegar quando você estrutura os processos da sua empresa e tem uma equipe preparada.
Lide com esses desafios hoje para que eles não se multipliquem amanhã
É possível fazer funcionar e gerenciar os problemas com uma empresa “X” que não tem controle, mas saiba, se essa empresa se tornar “10X”, sem controle, os problemas, também serão multiplicados por dez.
Então podemos dizer:
Se você não controla sua empresa ainda em crescimento, jamais controlará quando ela estiver grande.
Chegará um momento você não conseguirá controlar o volume de problemas. Só é possível gerir: conhecendo os processos, delegando funções, aplicando ferramentas de controle e gerando informações que são relevantes para garantir o funcionamento da sua empresa.
É fato, se sua empresa não possui estratégias de controle enquanto está iniciando, inevitavelmente ela “fugirá do seu controle” quando tiver um crescimento expressivo.
Só, ao assumir o controle de uma empresa que o empresário conseguirá pensar em crescer de forma saudável.
